A emissão e envio de documentos de coleta e destinação de resíduos na Era Digital

Tempo de leitura: 9 min

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As empresas que trabalham com o gerenciamento de resíduos possuem responsabilidades e obrigações perante as documentações que comprovam e qualificam a execução de seus serviços.

Se considerarmos as dificuldades básicas de gestão de qualquer empresa, e ainda adicionarmos o desafio de emitir, enviar e armazenar diversos tipos de documentos, entenderemos como é importante essas empresas contarem com ferramentas que as auxiliem a disponibilizá-los de maneira fácil à todos os interessados, exigindo apenas um clique para isso.

Com o intuito de entender como essas empresas podem superar esses desafios e estarem aptas a comprovar o correto gerenciamento de seus resíduos, abordarei neste post como sistemas de gestão específicos da área podem otimizar o trabalho dos gestores e garantir, não só uma melhor qualidade na prestação dos serviços, mas também a proteção contra multas e embargos operacionais decorrentes da fiscalização de órgãos ambientais.

Elaboração Automática dos Documentos

Compor documentos como o Certificado de Destinação Final (CDF) e Manifesto de Transporte de Resíduos (MTR) exige uma grande quantidade de informações.

Essas informações, relacionadas à identificação dos resíduos, das partes, do meio de transporte, acondicionamento e destinação final, demandam das empresas uma grande carga de tempo e esforço, não relacionada apenas ao controle e armazenamento dos documentos, mas também à forma de preenchimento de todos esses dados.

Fazer isso de forma manual é mais do que ineficiente e promove riscos para as empresas, uma vez que elas estarão sujeitas a diversos erros. Além disso, devemos considerar que os custos de mão de obra tornam-se elevados, visto que o processo manual exige muitas horas de trabalho dos funcionários.

Com o intuito de reduzir esses riscos e otimizar todo o processo de elaboração de documentos, as empresas podem optar por softwares operacionais e gerenciais que permitem, através do registro e armazenamento controlado de todos os dados, a emissão automática dos documentos.

Tais tecnologias padronizam e otimizam todo o processo, levando mais segurança e agilidade para a empresa e seus funcionários.

Computador emitindo digitalmente documentos de coleta e destinação de resíduos

Os documentos digitais, por serem padronizados, transparecem maior credibilidade e segurança aos clientes, pois apresentam modelos que se adequam às diversas requisições dos órgãos ambientais, contando inclusive com ferramentas de certificação e validação que garantem a sua autenticidade.

O Leonardo Lopes, Engenheiro Ambiental da Residuall, escreveu um post bem completo explicando quais informações básicas que devem estar presentes nesses documentos e qual o melhor modelo a ser adotado pelas empresas, não deixe de conferir.

Envio Digital dos Documentos

Os sistemas mais modernos, além da emissão automática, permitem ainda que esses documentos sejam enviados diretamente para o e-mail dos interessados, reduzindo drasticamente a quantidade de papel utilizada pela empresa e gerando maior redução de custos.

Comparação entre uma pilha de documentos e um notebook

Outra vantagem do envio digital é a agilidade de todo o processo, visto que as maneiras convencionais de envio contemplam entrega presencial, por correios, ou até mesmo através da digitalização dos papéis por meio de um scanner.

Ao fazer uso de tecnologias mais modernas, a empresa passa a executar todos os processos com maior qualidade, além de ter a capacidade de atender um maior número de clientes com a mesma operação, sem a necessidade de investimentos em expansão.

Armazenamento e Consulta dos Documentos

Outro desafio relacionado a gestão de grandes quantidades de documentos é manter o armazenamento e controle histórico dos arquivos. Fatores como falta de organização e locais inadequados de armazenamento podem gerar perdas, que diante de algumas situações de fiscalização, por exemplo, podem acarretar em multas e embargos operacionais aos envolvidos, visto que, os órgãos ambientais geralmente exigem a apresentação desses arquivos.

Os documentos envolvidos no gerenciamento de resíduos devem ser armazenados com a devida cautela, pois eles comprovam que os resíduos gerados passaram pelos devidos processos de coleta, transporte e destinação final. Essas informações podem ser exigidas ainda, dentro de um longo período após a execução das atividades.

Por esse motivo, os softwares de emissão de documentos são grandes aliados das diversas empresas do mercado, visto que, além dos benefícios vistos anteriormente, permitem o armazenamento digital de todos os documentos, trazendo diversas vantagens quanto à organização, controle de perdas e facilidade de acesso.

Novas tecnologias de computação em nuvem garantem ainda maior segurança sobre o armazenamento desses arquivos, pois evitam a perda ocasionada por danos elétricos ou falhas em computadores ou qualquer meios de armazenamento local.

“Um arquivo digital, se armazenado com segurança, tem a capacidade de durar pelo tempo que for necessário”.

Muitos softwares permitem, inclusive, que empresas coletoras disponibilizem os documentos aos seus clientes através de um acesso online, que pode ser realizado a qualquer momento, de qualquer lugar e sem a necessidade de um pedido, otimizando os processos da empresa e fornecendo maior conforto e rapidez aos clientes.

Sendo assim, a consulta a todos os documentos é facilitada e garantida, reduzindo os riscos de todas as partes.

“Um arquivo digital, se armazenado com segurança, tem a capacidade de durar pelo tempo que for necessário”.

Muitos softwares permitem, inclusive, que empresas coletoras disponibilizem os documentos aos seus clientes através de um acesso online, que pode ser realizado a qualquer momento, de qualquer lugar e sem a necessidade de um pedido, otimizando os processos da empresa e fornecendo maior conforto e rapidez aos clientes.

Sendo assim, a consulta a todos os documentos é facilitada e garantida, reduzindo os riscos de todas as partes.

Avanço Tecnológico do Mercado

O mercado de resíduos é um setor que vêm se adaptando rapidamente ao avanço tecnológico da sociedade, principalmente na área de documentos de coleta e destinação de resíduos.

Órgãos ambientais como a Fatma (Santa Catarina), Fepam (Rio Grande do Sul) e Inea (Rio de Janeiro) já disponibilizam ferramentas online para emissão de Manifestos de Transporte de Resíduos, possibilitando o acesso de todas as partes ao sistema e facilitando tanto o processo de emissão das empresas, quanto o de controle ambiental do próprio órgão.

“A tecnologia está deixando de ser um diferencial para se tornar fundamental em qualquer mercado”.

Na gestão de resíduos, os recorrentes desafios exigem uma atualização constante de todas as partes. Optar por uma otimização dos processos por meio de ferramentas mais tecnológicas pode ser um ponto que garantirá a sobrevivência e lucratividade das empresas do setor.

Todos os pontos apresentados neste post devem ser observados com muito cuidado durante a contratação de algum sistema de gestão para sua empresa. Lembre-se de que bons sistemas devem ser planejados e elaborados por especialistas da área onde atuam, pois somente assim, ele atenderá todas suas necessidades de maneira focada e eficiente. Fique atento!

A Residuall desenvolve sistemas de gestão e serviços de consultoria que auxiliam empresas do mercado de resíduos a otimizarem suas operações, fornecendo inclusive, ferramentas exclusivas para a emissão e envio automático de todos os documentos exigidos pelos órgãos ambientais. Acesse www.residuall.com e entre em contato com nossos especialistas. Eles te ajudarão a transformar o seu negócio!

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