Descubra o que é um sistema de gestão!

Tempo de leitura: 8 min

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O conceito de sistema de gestão surge dentro do cotidiano das empresas, repleto de processos básicos de administração, que evoluem e se tornam mais complexos conforme o crescimento do negócio.

Entre os principais, podemos citar a gestão de clientes, pessoas, vendas, pagamentos e recebimentos. Além deles, temos dos processos mais específicos, referentes a cada tipo de negócio e ao mercado que atuam.

Cada um desses processos é composto por inúmeras atividades e operações, que além de serem executadas, devem ser planejadas e controladas para garantir que os resultados das empresas sejam cada vez mais positivos.

Tudo isso, torna a administração e gestão do negócio uma atividade complexa, que exige dos gestores habilidades e ferramentas distintas. Portanto, eles devem ser capazes não apenas de executarem esses processos, mas também de otimizarem os resultados e reduzirem os recursos necessários, sempre mantendo a operação a mais eficiente e enxuta possível.

Demonstra as habilidades e ferramentas que um gestor deve possuir.

Diante desses desafios, surgem como uma oportunidade os Sistemas de Gestão. Eles auxiliam as empresas a explorarem ao máximo a capacidade da sua operação, reduzindo custos, erros e perdas.

O que é um Sistema de Gestão?

Os sistemas de gestão são, basicamente, softwares desenvolvidos para auxiliar e otimizar a administração das empresas e o gerenciamento dos seus processos.

Eles possuem aplicações em todas as áreas do negócio. Um dos seus principais focos é facilitar o registro de dados e automatizar atividades repetitivas.

Por meio deles, é possível armazenar os dados de forma segura e eficiente, acessando-os sempre que necessário. Isso reduz o tempo da busca e facilita as atividades da empresa.

Além disso, esses sistemas são desenvolvidos com o intuito de se adaptarem aos processos nos quais são aplicados. Ou seja, ao utilizar um sistema de gestão financeira, por exemplo, ele provavelmente te fornecerá funcionalidades básicas de controle de pagamentos e recebimentos.

Tudo isso, através de uma interface pensada para o gestor, com termos adequados e funções objetivas para aquele processo.

Um ponto importante, é que por serem pensados e desenvolvidos para a melhor execução dos processos, esses sistemas permitem ainda, analisar de forma objetiva, por meio de relatórios, os resultados obtidos pela empresa.

Utilizando novamente os sistemas de gestão financeira como exemplo, é possível obter extratos de movimentações, inadimplência e muito mais. Tudo de forma automatizada e sem a necessidade de processos complexos de auditoria.

Esse pontos fazem parte dos benefícios relacionados a controle que esses sistemas fornecem. Eles permitem o monitoramento operacional e acesso à indicadores que auxiliam na melhoria do negócio.

Com isso, é importante escolher sistemas que se adequem à sua operação, e entreguem ferramentas específicas para as suas necessidades.

Existem vários tipos de sistema de gestão, com aplicações em distintas áreas. Temos, por exemplo, os sistemas de gestão comercial, que entregam ferramentas de cadastro de clientes e controle de contratos. Cabe a você e sua empresa saber utilizar essas ferramentas, identificando quais áreas precisam ser otimizadas e melhor controladas.

Múltiplos Sistemas de Gestão

É possível, principalmente para empresas de menor porte, conciliar a utilização de diversos sistemas de gestão, cada um aplicado em uma área específica. Isso fornece uma flexibilidade aos gestores, que podem escolher as opções com melhor custo-benefício do mercado.

Entretanto, o ponto negativo é que esses sistemas provavelmente não se comunicarão completamente entre si. E conforme sua operação se torna mais complexa, é preciso que os processos sejam ainda mais integrados. Como exemplo, o sistema de gestão de clientes deve fornecer os dados automaticamente para o sistema de gestão financeira emitir as cobranças e notas fiscais.

Por esse motivo, e com o intuito de atender um perfil ainda mais amplo de empresas, foram desenvolvidos então os Sistemas de Gestão Integrada.

O que é um Sistema de Gestão Integrada (SGI)?

Demonstra a união de uma equipe.

Os sistemas de gestão integrada também são softwares (programas de computador), que diferente dos sistemas de gestão focados em áreas específicas do negócio, organizam todas as operações da empresa de forma centralizada em uma única solução. Eles promovem além da otimização e garantia da execução dos processos, a integração entre eles, de forma planejada e controlada.

Com um sistema de gestão integrada, os gestores e funcionários terão acesso a um único sistema, que fornecerá visualizações e ferramentas específicas de cada área, para cada tipo de usuário (ou cargo). O sistema, por possuir uma base de dados única, garantirá uma maior confiabilidade e qualidade dos dados, agilizando diversos processos que poderão compartilhar as informações armazenadas.

Além disso, será possível padronizar os processos que trazem resultados positivos, e torná-los mais fáceis de serem executados por novos funcionários, por exemplo. Isso facilita processos de contratação e treinamento.

Ter este controle confere uma consistência enorme ao atendimento. Clientes que prezam por tempo, precisão e eficácia, passarão a ter confiança e satisfação ideais para com seus fornecedores.

Importância dos Sistemas de Gestão

Se para as empresas que estão em desenvolvimento os sistemas de gestão são um grande diferencial de mercado, para as empresas que buscam competitividade e/ou possuem estruturas e processos complexos, eles se tornam essenciais.

Diante do aumento constante da concorrência e da criação de novas tecnologias, qualquer empresa, e consequentemente seus administradores e gestores, possui o árduo desafio de buscar excelência não apenas nos seus serviços e produtos, mas também nos seus processos administrativos e operacionais, como forma de se sobreviverem e se destacarem.

É por esses e outros motivos, que os sistemas de gestão têm se tornado quase que obrigatórios dentro das empresas. Inclusive pela forma como encontram-se disponíveis no mercado, com preços acessíveis e ferramentas aplicáveis em quase todas os processos.

Se você quer saber mais sobre os principais benefícios desses sistemas, acompanhe os demais posts do nosso blog e fique por dentro das principais vantagens em contratá-los. Além disso, compartilhe nos comentários sua opinião ou qualquer outra informação que possa contribuir para o conhecimento de todos em relação ao assunto.

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